Digitale Dokumentation: Best Practices für die Steuerprüfung

Die digitale Dokumentation wird immer wichtiger. Viele Unternehmen arbeiten heute hauptsächlich digital, und auch Steuerprüfer erwarten zunehmend digitale Unterlagen. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Dokumente digital organisieren und für die Prüfung optimal aufbereiten.

Vorteile digitaler Dokumentation

Digitale Dokumentation bietet viele Vorteile: Schnelle Suche, platzsparende Archivierung, einfache Duplikation, bessere Organisation. Für Steuerprüfungen bedeutet dies: Schnellerer Zugriff auf Unterlagen, einfachere Bereitstellung für den Prüfer, bessere Nachvollziehbarkeit.

1. Rechtliche Grundlagen

Bevor Sie digital dokumentieren, sollten Sie die rechtlichen Grundlagen kennen.

GoBD und GDPdU

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) legen fest, wie digitale Unterlagen geführt werden müssen. Informieren Sie sich über diese Anforderungen.

Vollständigkeit und Unveränderbarkeit

Digitale Dokumente müssen vollständig und unveränderbar sein. Sie müssen sicherstellen, dass Dokumente nicht nachträglich verändert werden können, ohne dass dies erkennbar ist.

Aufbewahrungsfristen

Auch digitale Dokumente unterliegen Aufbewahrungsfristen. Stellen Sie sicher, dass Ihre digitalen Archive diese Fristen einhalten.

2. Dateiformate

Die Wahl des richtigen Dateiformats ist wichtig.

PDF als Standard

PDF ist der Standard für digitale Dokumente. PDFs sind plattformunabhängig, behalten ihre Formatierung bei und können nicht einfach verändert werden. Verwenden Sie PDF für alle wichtigen Dokumente.

Bildformate

Für gescannte Dokumente eignen sich PDF oder TIFF. JPEG kann für Fotos verwendet werden, ist aber für Dokumente weniger geeignet, da es verlustbehaftet ist.

Vermeiden Sie proprietäre Formate

Vermeiden Sie proprietäre Formate, die nur mit bestimmter Software geöffnet werden können. Verwenden Sie offene, standardisierte Formate.

3. Dateinamenskonventionen

Einheitliche Dateinamen erleichtern die Organisation erheblich.

Strukturierte Namen

Verwenden Sie strukturierte Dateinamen: Datum_Beschreibung_Belegnummer.pdf. Beispiel: 2023-03-15_Reisekosten_Berlin_001.pdf. Dies ermöglicht automatische Sortierung.

Keine Sonderzeichen

Vermeiden Sie Sonderzeichen in Dateinamen, die auf verschiedenen Systemen Probleme verursachen können. Verwenden Sie nur Buchstaben, Zahlen, Bindestriche und Unterstriche.

Konsistenz

Halten Sie sich konsequent an Ihre Namenskonvention. Abweichungen erschweren die Suche und Organisation.

4. Ordnerstruktur

Eine klare Ordnerstruktur ist das Fundament digitaler Organisation.

Hierarchische Struktur

Erstellen Sie eine hierarchische Struktur: Jahr → Kategorie → Monat oder Jahr → Monat → Kategorie. Wählen Sie die Struktur, die zu Ihrem Unternehmen passt.

Aussagekräftige Namen

Verwenden Sie aussagekräftige Ordnernamen, die auch für Außenstehende verständlich sind. Vermeiden Sie Abkürzungen, die nicht eindeutig sind.

Nicht zu tief verschachteln

Verschachteln Sie nicht zu tief. Zu viele Ebenen erschweren die Navigation. 3-4 Ebenen sind meist ausreichend.

5. Scannen und Digitalisieren

Wenn Sie physische Dokumente digitalisieren, beachten Sie einige Punkte.

Qualität

Scannen Sie in ausreichender Qualität: Mindestens 300 DPI für Dokumente, höher für Fotos oder detaillierte Dokumente. Schlechte Qualität kann später Probleme verursachen.

Vollständigkeit

Stellen Sie sicher, dass alle Seiten gescannt werden. Doppelseitige Dokumente müssen auf beiden Seiten gescannt werden.

OCR

OCR (Optical Character Recognition) kann hilfreich sein, um Dokumente durchsuchbar zu machen. Dies erleichtert die Suche erheblich.

6. Backup und Archivierung

Digitale Dokumente müssen gesichert werden.

3-2-1 Backup-Strategie

Verwenden Sie die 3-2-1 Backup-Strategie: 3 Kopien Ihrer Daten, 2 verschiedene Medien, 1 Kopie außer Haus. Dies bietet maximale Sicherheit.

Regelmäßige Backups

Führen Sie regelmäßige Backups durch. Automatisieren Sie Backups, wo immer möglich. Manuelle Backups werden oft vergessen.

Verschlüsselung

Verschlüsseln Sie Backups, besonders wenn sie außer Haus gelagert werden. Steuerrelevante Dokumente enthalten sensible Informationen.

7. Bereitstellung für die Prüfung

Wenn eine Prüfung ansteht, müssen Sie digitale Unterlagen bereitstellen können.

Export-Funktionen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme Export-Funktionen haben. Prüfer können verlangen, dass Sie Daten in bestimmten Formaten exportieren.

Zugriff gewähren

Prüfer können verlangen, direkt auf Ihre Systeme zuzugreifen. Bereiten Sie sich darauf vor, Zugriff zu gewähren oder Daten zu exportieren.

Dokumentation

Dokumentieren Sie Ihre Systeme: Welche Software verwenden Sie? Wie sind die Daten organisiert? Diese Dokumentation hilft dem Prüfer, Ihre Systeme zu verstehen.

Fazit

Digitale Dokumentation ist die Zukunft. Investieren Sie in gute Systeme, klare Strukturen und regelmäßige Backups. Eine gut organisierte digitale Dokumentation erleichtert nicht nur die tägliche Arbeit, sondern auch Steuerprüfungen erheblich.