Buchführung ordnungsgemäß dokumentieren: Was Prüfer erwarten

Die ordnungsgemäße Dokumentation Ihrer Buchführung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch entscheidend für eine erfolgreiche Steuerprüfung. Prüfer haben klare Erwartungen an die Qualität und Vollständigkeit Ihrer Buchführungsunterlagen. Dieser Artikel zeigt Ihnen, was genau erwartet wird und wie Sie diese Anforderungen erfüllen.

Gesetzliche Grundlagen

Das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) legen fest, welche Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung gestellt werden. Diese Anforderungen gelten nicht nur für große Unternehmen, sondern auch für Kleingewerbetreibende und Freiberufler, sobald bestimmte Umsatz- oder Gewinngrenzen überschritten werden.

1. Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung bilden den Rahmen für alle buchführungstechnischen Maßnahmen. Sie umfassen unter anderem: Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Ordnungsmäßigkeit und Nachprüfbarkeit. Jeder dieser Grundsätze hat konkrete Auswirkungen auf Ihre Dokumentation.

Vollständigkeit

Vollständigkeit bedeutet, dass alle Geschäftsvorfälle erfasst werden müssen. Keine Transaktion darf fehlen, keine Einnahme oder Ausgabe darf unberücksichtigt bleiben. Dies erfordert ein systematisches Erfassungssystem und regelmäßige Kontrollen.

Richtigkeit

Richtigkeit bedeutet nicht nur, dass die Zahlen korrekt sind, sondern auch, dass die Zuordnung zu Konten und die Bewertung den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Fehlerhafte Buchungen müssen korrigiert werden, und diese Korrekturen müssen nachvollziehbar dokumentiert sein.

Zeitgerechtheit

Buchungen müssen zeitnah erfolgen. Eine monatliche oder zumindest vierteljährliche Buchung ist das Minimum. Rückdatierte Buchungen sind problematisch und müssen besonders begründet werden.

Ordnungsmäßigkeit

Die Buchführung muss nach einem festen System erfolgen, das konsistent angewendet wird. Willkürliche Änderungen der Buchungsmethoden sind nicht zulässig. Wenn Änderungen notwendig sind, müssen sie dokumentiert und begründet werden.

Nachprüfbarkeit

Jede Buchung muss durch Belege nachprüfbar sein. Der Zusammenhang zwischen Beleg und Buchung muss klar erkennbar sein. Fehlende Belege müssen durch alternative Nachweise ersetzt werden.

2. Erforderliche Buchführungsunterlagen

Prüfer erwarten bestimmte Unterlagen, die Ihre Buchführung nachvollziehbar machen. Dazu gehören: Grundbuch (Journal), Hauptbuch (Konten), Belege, Inventar, Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen. Jede dieser Komponenten hat spezifische Anforderungen.

Grundbuch (Journal)

Das Grundbuch oder Journal ist die chronologische Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. Jeder Beleg muss hier erfasst sein, mit Datum, Betrag, Konto und kurzer Beschreibung. Das Journal muss lückenlos sein und darf keine Sprünge aufweisen.

Hauptbuch (Konten)

Das Hauptbuch enthält alle Konten mit ihren Bewegungen. Jede Buchung muss von einem Konto ins andere gebucht werden (Doppelte Buchführung). Die Konten müssen klar strukturiert sein und den Kontenrahmen entsprechen, der für Ihre Branche üblich ist.

Belege

Jede Buchung muss durch einen Beleg belegt sein. Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge – alle müssen vorhanden und der entsprechenden Buchung zuordenbar sein. Belege müssen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen (Vollständigkeit, Lesbarkeit, Unveränderbarkeit).

Inventar

Das Inventar ist eine Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden zu einem bestimmten Stichtag. Es muss jährlich erstellt werden und bildet die Grundlage für die Bilanz. Das Inventar muss detailliert genug sein, um die Bilanzpositionen nachvollziehen zu können.

Bilanz und GuV

Die Bilanz zeigt die Vermögens- und Schuldenlage zu einem Stichtag, die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zeigt das Ergebnis einer Periode. Beide müssen den gesetzlichen Vorschriften entsprechen und mit der Buchführung übereinstimmen.

3. Digitale Buchführung: Besondere Anforderungen

Heute wird die Buchführung fast ausschließlich digital geführt. Dies bringt besondere Anforderungen mit sich, die über die traditionellen GoB hinausgehen.

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Die GDPdU legen fest, wie digitale Unterlagen für Prüfungen bereitzustellen sind. Daten müssen in maschinell auswertbarer Form vorliegen, die Buchungsdaten müssen exportierbar sein, und die Systemdokumentation muss vorhanden sein.

Systemdokumentation

Sie müssen dokumentieren, welches Buchführungssystem Sie verwenden, welche Version, wie es konfiguriert ist. Diese Dokumentation hilft Prüfern, Ihre Buchführung zu verstehen und zu prüfen.

Datenexport

Prüfer können verlangen, dass Sie Ihre Buchungsdaten in einem bestimmten Format exportieren. Üblich sind Formate wie DATEV, BWA oder einfache CSV-Exporte. Stellen Sie sicher, dass Ihr System solche Exporte unterstützt.

4. Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

Viele Unternehmen machen ähnliche Fehler bei der Buchführungsdokumentation. Lernen Sie aus diesen Fehlern, um sie zu vermeiden.

Fehlende Belege

Fehlende Belege sind der häufigste Grund für Beanstandungen. Sammeln Sie Belege systematisch, digitalisieren Sie sie sofort, und verknüpfen Sie sie eindeutig mit den entsprechenden Buchungen.

Unklare Buchungstexte

Buchungstexte wie "Diverse" oder "Sonstiges" sind problematisch. Verwenden Sie aussagekräftige Texte, die den Geschäftsvorfall klar beschreiben. Dies erleichtert nicht nur die Prüfung, sondern auch Ihre eigene Nachvollziehbarkeit.

Fehlende Kontierung

Jede Buchung muss korrekt kontiert sein. Fehlerhafte Kontierungen führen zu falschen Bilanzen und GuV. Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Kontierungen korrekt sind.

Nicht nachvollziehbare Korrekturen

Korrekturen sind erlaubt, müssen aber nachvollziehbar sein. Dokumentieren Sie, warum korrigiert wurde, wann und von wem. Stornobuchungen sollten den ursprünglichen Beleg referenzieren.

5. Vorbereitung für die Prüfung

Wenn eine Prüfung ansteht, sollten Sie Ihre Buchführungsdokumentation noch einmal systematisch überprüfen.

Vollständigkeitsprüfung

Überprüfen Sie, ob alle erforderlichen Unterlagen vorhanden sind: Journal, Konten, Belege, Inventar, Bilanz, GuV. Erstellen Sie eine Checkliste und arbeiten Sie diese systematisch ab.

Konsistenzprüfung

Prüfen Sie, ob alle Zahlen konsistent sind: Stimmen Journal und Konten überein? Stimmen Konten und Bilanz überein? Gibt es ungeklärte Differenzen? Beheben Sie Unstimmigkeiten vor der Prüfung.

Belegprüfung

Überprüfen Sie, ob alle Buchungen durch Belege belegt sind. Identifizieren Sie fehlende Belege und beschaffen Sie sie nach oder erstellen Sie alternative Nachweise.

6. Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Wenn Sie einen Steuerberater haben, sollte dieser Ihre Buchführung regelmäßig überprüfen. Nutzen Sie diese Expertise, um Ihre Dokumentation zu verbessern.

Regelmäßige Abstimmung

Stimmen Sie regelmäßig mit Ihrem Steuerberater ab: Welche Anforderungen gibt es? Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Wie können Sie Ihre Dokumentation optimieren?

Vorprüfung durch den Steuerberater

Lassen Sie Ihren Steuerberater vor der offiziellen Prüfung eine Vorprüfung durchführen. Er kann Schwachstellen identifizieren und Ihnen helfen, diese zu beheben.

Fazit

Eine ordnungsgemäße Buchführungsdokumentation ist keine Option, sondern eine gesetzliche Pflicht. Aber sie ist auch eine Chance: Eine gut dokumentierte Buchführung erleichtert nicht nur die Prüfung, sondern gibt Ihnen auch selbst mehr Sicherheit und Übersicht. Investieren Sie Zeit und Mühe in eine professionelle Dokumentation – es zahlt sich aus.