Digitale Belege rechtssicher verwalten und archivieren

Digitale Belege werden immer wichtiger. Viele Belege existieren heute nur noch digital. Sie müssen rechtssicher verwaltet und archiviert werden, damit sie bei Steuerprüfungen anerkannt werden. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie digitale Belege optimal verwalten.

Warum digitale Belege wichtig sind

Digitale Belege sind die Zukunft. Sie sparen Platz, sind leicht zu durchsuchen und können einfach dupliziert werden. Sie müssen jedoch rechtlichen Anforderungen entsprechen, sonst werden sie nicht anerkannt.

1. Rechtliche Anforderungen

Digitale Belege müssen bestimmten rechtlichen Anforderungen entsprechen.

GoBD

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) legen Anforderungen an digitale Belege fest: Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Lesbarkeit, Nachvollziehbarkeit.

Vollständigkeit

Digitale Belege müssen vollständig sein. Alle Informationen müssen erhalten bleiben, auch bei Formatänderungen.

Unveränderbarkeit

Digitale Belege müssen unveränderbar sein. Nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein oder verhindert werden.

Lesbarkeit

Digitale Belege müssen lesbar sein. Sie müssen auch nach Jahren noch gelesen werden können, auch wenn sich Technologien ändern.

Nachvollziehbarkeit

Digitale Belege müssen nachvollziehbar sein. Der Zusammenhang zwischen Beleg und Buchung muss erkennbar sein.

2. Dateiformate

Die Wahl des richtigen Dateiformats ist wichtig.

PDF als Standard

PDF ist der Standard für digitale Belege. PDFs sind plattformunabhängig, behalten ihre Formatierung bei und können nicht einfach verändert werden.

TIFF für Scans

TIFF eignet sich für gescannte Dokumente. Es ist verlustfrei und behält die Qualität bei.

Vermeiden Sie proprietäre Formate

Vermeiden Sie proprietäre Formate, die nur mit bestimmter Software geöffnet werden können. Verwenden Sie offene, standardisierte Formate.

3. Organisation

Digitale Belege müssen systematisch organisiert sein.

Ordnerstruktur

Erstellen Sie eine klare Ordnerstruktur: Jahr → Kategorie → Monat. Dies erleichtert die Suche erheblich.

Dateinamenskonventionen

Verwenden Sie einheitliche Dateinamenskonventionen: Datum_Beschreibung_Belegnummer.pdf. Dies ermöglicht automatische Sortierung.

Metadaten

Nutzen Sie Metadaten: Tags, Kategorien, Beschreibungen. Diese erleichtern die Suche erheblich.

4. Archivierung

Digitale Belege müssen sicher archiviert werden.

Backup

Führen Sie regelmäßige Backups durch. Verwenden Sie die 3-2-1 Backup-Strategie: 3 Kopien, 2 verschiedene Medien, 1 Kopie außer Haus.

Verschlüsselung

Verschlüsseln Sie Backups, besonders wenn sie außer Haus gelagert werden. Steuerrelevante Belege enthalten sensible Informationen.

Langzeitarchivierung

Planen Sie Langzeitarchivierung: Wie werden Belege auch nach Jahren noch gelesen? Migrieren Sie regelmäßig auf neue Formate, wenn nötig.

5. Zugriff und Bereitstellung

Bei Prüfungen müssen digitale Belege bereitgestellt werden können.

Export-Funktionen

Stellen Sie sicher, dass Belege exportiert werden können. Prüfer können verlangen, dass Belege in bestimmten Formaten bereitgestellt werden.

Schnelle Suche

Implementieren Sie Suchfunktionen: Nach Datum, Betrag, Lieferant, etc. Schnelle Suche erleichtert die Prüfung erheblich.

Zugriff gewähren

Prüfer können verlangen, direkt auf Ihre Systeme zuzugreifen. Bereiten Sie sich darauf vor, Zugriff zu gewähren oder Daten zu exportieren.

Fazit

Digitale Belege müssen rechtssicher verwaltet werden. Erfüllen Sie rechtliche Anforderungen, wählen Sie die richtigen Formate, organisieren Sie systematisch, und archivieren Sie sicher. Mit guter Verwaltung können Sie digitale Belege erfolgreich verwenden.