Reisekosten korrekt belegen und dokumentieren

Reisekosten sind ein häufiger Prüfungsschwerpunkt. Sie müssen korrekt belegt und dokumentiert werden, sonst werden sie nicht als Betriebsausgaben anerkannt. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie Reisekosten optimal dokumentieren.

Warum Reisekosten so wichtig sind

Reisekosten können erhebliche Beträge ausmachen und werden daher häufig besonders genau geprüft. Fehlende oder unvollständige Belege führen dazu, dass Reisekosten nicht anerkannt werden, was zu höheren Steuernachforderungen führt.

1. Was sind Reisekosten?

Reisekosten umfassen alle Kosten, die im Zusammenhang mit Geschäftsreisen entstehen.

Fahrtkosten

Fahrtkosten sind die Kosten für die An- und Abreise: Bahnfahrkarten, Flugtickets, Mietwagen, Kilometerpauschale bei privaten Fahrzeugen.

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten sind die Kosten für Hotels oder andere Unterkünfte während der Reise.

Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungsmehraufwand ist der zusätzliche Aufwand für Verpflegung während der Reise. Er kann als Pauschale oder mit Belegen geltend gemacht werden.

Sonstige Reisekosten

Sonstige Reisekosten umfassen Parkgebühren, Mautgebühren, Gepäckgebühren, etc.

2. Belegpflicht

Reisekosten müssen belegt werden.

Fahrkarten und Tickets

Fahrkarten und Tickets müssen aufbewahrt werden: Bahnfahrkarten, Flugtickets, Mietwagenrechnungen. Diese Belege zeigen, dass die Reise tatsächlich stattgefunden hat.

Hotelrechnungen

Hotelrechnungen müssen aufbewahrt werden. Sie zeigen nicht nur die Übernachtungskosten, sondern auch Datum und Ort der Reise.

Sonstige Belege

Sonstige Belege wie Parkgebühren, Mautgebühren, etc. sollten ebenfalls aufbewahrt werden, besonders bei höheren Beträgen.

3. Reisekostenabrechnung

Eine Reisekostenabrechnung dokumentiert die Reise umfassend.

Inhalt der Abrechnung

Eine Reisekostenabrechnung sollte enthalten: Datum der Reise, Reiseziel, Reisezweck, Teilnehmer, Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand, sonstige Kosten.

Belege anhängen

Hängen Sie alle Belege an die Reisekostenabrechnung an. Dies erleichtert die Prüfung erheblich.

Regelmäßig erstellen

Erstellen Sie Reisekostenabrechnungen regelmäßig, am besten direkt nach jeder Reise. Später können Details vergessen werden.

4. Besondere Situationen

Es gibt besondere Situationen, die besondere Dokumentation erfordern.

Mehrtägige Reisen

Bei mehrtägigen Reisen müssen alle Tage dokumentiert werden. Erstellen Sie eine detaillierte Abrechnung für jeden Tag.

Kombinierte Reisen

Wenn eine Reise sowohl geschäftliche als auch private Zwecke hat, müssen die Anteile getrennt werden. Dokumentieren Sie, welche Tage geschäftlich waren.

Auslandsreisen

Bei Auslandsreisen gelten besondere Regelungen. Informieren Sie sich über die spezifischen Anforderungen für Auslandsreisen.

5. Kilometerpauschale

Bei privaten Fahrzeugen kann die Kilometerpauschale verwendet werden.

Dokumentation

Bei Kilometerpauschale müssen Start- und Zielort, Datum, Kilometerzahl und Reisezweck dokumentiert werden. Ein Fahrtenbuch oder eine Reisekostenabrechnung ist hilfreich.

Alternative: Tankbelege

Alternativ können Tankbelege verwendet werden, wenn sie der Reise zugeordnet werden können. Dies ist jedoch weniger praktisch.

6. Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungsmehraufwand kann als Pauschale oder mit Belegen geltend gemacht werden.

Pauschale

Die Pauschale ist einfacher: Sie müssen keine Belege vorlegen, sondern erhalten einen festen Betrag pro Tag. Die Höhe hängt von der Reisedauer und dem Reiseziel ab.

Belege

Alternativ können Sie Verpflegungsmehraufwand mit Belegen geltend machen. Dies ist aufwändiger, kann aber bei höheren Kosten vorteilhaft sein.

Fazit

Reisekosten müssen sorgfältig dokumentiert werden. Erstellen Sie Reisekostenabrechnungen, sammeln Sie alle Belege, und dokumentieren Sie Reisezweck und Teilnehmer. Mit guter Dokumentation können Sie Reisekosten erfolgreich geltend machen.